Een klantenportaal met het dossier erin.Je klanten vinden alles zonder te bellen.

Ja, en dat is meestal het eerste wat we bouwen. Klanten laden hun bestanden op in het juiste dossier, jouw team ziet in één oogopslag wat binnen is en wat nog ontbreekt. Je kunt per dossier vastleggen welke documenten verwacht worden, zodat het portaal er zelf aan herinnert.

Dat is het uitgangspunt. Je boekhouding, CRM, planning of ERP blijft draaien; het portaal komt ernaast en haalt de juiste gegevens op. Zo hoeft je team niet in twee systemen te werken en vervang je niets wat vandaag al goed werkt.

Meestal wel, want zonder login kun je niet garanderen dat iemand alleen het eigen dossier ziet. We houden dat zo licht mogelijk: jij stuurt een uitnodiging, de klant kiest een wachtwoord en is binnen. Voor eenmalige acties, zoals één document opladen of een goedkeuring geven, kan het ook met een beveiligde link zonder account.

Klanten zien uitsluitend hun eigen gegevens, en binnen jouw team leggen we rollen en rechten vast per gebruiker. Alles gaat versleuteld over de lijn en de hosting gebeurt in Europa, onder de AVG. Dat is doorgaans een stuk veiliger dan dezelfde documenten als bijlage rondsturen per mail.

Dat is de aanpak die we aanraden. We beginnen bij het stuk dat je vandaag het meeste tijd kost, meestal statusopvolging of documenten, en breiden uit zodra dat draait. Zo levert het portaal al iets op voordat het volledig af is, en beslis je na elke fase zelf of we verder gaan.

Een eerste werkende versie staat doorgaans in weken, niet in maanden. Hoe lang het volledige traject duurt hangt af van het aantal koppelingen en van hoeveel stappen je klant zelf moet kunnen doorlopen. Na een gesprek van een half uur kunnen we daar een concrete inschatting van geven.